Săptămână de lucru de 4 zile

Ideea a apărut în decembrie 2022, fiind propusă inițial de Iwona Durlak, cofondatoare și șefa Departamentului de Dreptul Familiei. Iwona se confrunta personal cu cerințele practicii juridice, în paralel cu responsabilitățile familiale. De asemenea, a recunoscut provocări similare care afectau echipa sa și avocații în general — în special în ceea ce privește sănătatea mintală, epuizarea profesională și echilibrul dintre viața profesională și cea personală.

Recunoscând intensitatea emoțională a dreptului familiei și presiunile mai largi din industria juridică, am decis să testăm o săptămână de lucru de patru zile, bazată pe convingerea că aceasta ar putea îmbunătăți bunăstarea, productivitatea și îngrijirea clienților.

Fiind o firmă boutique, am putut acționa decisiv. Decizia a fost luată în decembrie 2022 și implementată din ianuarie 2023 în cadrul Departamentului de Dreptul Familiei. Inițiativa a fost comunicată clar ca un proiect pilot, oferind spațiu pentru evaluare și adaptare. Aspectele-cheie ale structurii au inclus:

• Disponibilitate completă pentru clienți cinci zile pe săptămână, prin programarea eșalonată a zilelor libere ale personalului
• Încredere într-o echipă deja puternică și implicată
• Accent pe planificare, comunicare internă și muncă orientată spre rezultate

Rezultatele după nouă luni au fost clare:

• Venituri din onorarii de 122% comparativ cu perioada anterioară, în ciuda faptului că doar 80% din ore au fost înregistrate
• Rată de retenție voluntară a personalului de 100% (nivel menținut din noiembrie 2022)
• Scoruri lunare de satisfacție a angajaților cu o medie de 8,98/10
• Creșterea satisfacției clienților, măsurată prin sondaje trimestriale Net Promoter Score (NPS

Aceste date ne-au oferit încrederea necesară pentru a începe implementarea la nivelul întregii firme în octombrie 2023, cu adoptare completă în toate departamentele și în rândul personalului de suport până în primăvara anului 2024.

Folosim în continuare un mix de facturare pe oră și onorarii fixe. Totuși, ne orientăm în mod conștient către tarifarea bazată pe valoare și onorarii agreate, ori de câte ori este posibil.

Eficiențele obținute — în special în ceea ce privește timpul nefacturabil și livrarea dosarelor cu onorariu fix — ne-au permis să menținem o performanță financiară solidă fără a crește presiunea asupra echipei noastre. Este planificată o eliminare treptată a facturării pe oră în toate departamentele, deși aceasta nu a fost încă implementată pe deplin.

O concepție greșită frecventă este că „80% din timp înseamnă 80% din rezultate”. Datele noastre infirmă acest lucru. Productivitatea a crescut, iar profitabilitatea noastră s-a îmbunătățit semnificativ:

• Creștere de 22,21% a cifrei de afaceri (exercițiul financiar încheiat în septembrie 2024)
• Creștere de 29% a profitului în aceeași perioadă

Aceste rezultate sunt obținute prin:

• Personal mai concentrat și mai odihnit
• O mentalitate orientată spre eficiență la nivelul întregii firme
• Utilizarea cadruluiSTREAM Standardizare, Tehnologie și Inteligență Artificială, Odihnă și reîncărcare, Eliminarea ineficiențelor, Automatizare și eficientizarea ședințelor

De asemenea, aplicăm principiul 80/20 și contestăm în mod activ fluxurile de lucru inutile sau depășite.

Continuitatea serviciilor pentru clienți este esențială. Noi:

• Programăm eșalonat zilele libere pentru a ne asigura că este întotdeauna cineva disponibil
• Promovăm comunicarea deschisă în echipă și calendarele partajate
• Încurajăm flexibilitatea — cultura noastră le oferă avocaților autonomia de a fi disponibili atunci când apare o nevoie critică a clientului, chiar dacă aceasta cade într-o zi nelucrătoare

De exemplu, atunci când un client a călătorit din străinătate pentru o întâlnire, iar avocatul său principal era în concediu, un alt partener a intervenit. Această cultură a responsabilității și flexibilității ne-a ajutat să menținem un nivel ridicat de satisfacție a clienților.

Ne bazăm în mare măsură pe cadrul nostru STREAM și pe o cultură a inovației. Toți membrii firmei sunt încurajați să contribuie la îmbunătățirea proceselor. Am introdus un sistem de bonusuri pentru inovație, pentru a-i încuraja pe colegi să se gândească la modul în care propria muncă, departamentul lor sau firma în ansamblu pot deveni mai eficiente.

Ca rezultat, am implementat mai multe instrumente care economisesc timp, inclusiv soluții pentru notițe automate din ședințe, traduceri interne și redactarea mai eficientă a e-mailurilor. Cheia este menținerea unei mentalități deschise la nivelul întregii firme și încurajarea tuturor să gândească proactiv la modalități mai inteligente de lucru. Implicarea este, de asemenea, mai puternică atunci când oamenii se simt împuterniciți și susținuți prin flexibilitate.

Firma noastră este orientată spre rezultate. Nu stabilim obiective privind orele facturabile, însă:

• Solicităm înregistrarea exactă a timpului (facturabil și nefacturabil)
• Stabilim obiective lunare de facturare și financiare
• Monitorizăm satisfacția clienților și rezultatele financiare

Nu contează unde sau cum lucrează oamenii — contează doar să livreze rezultate care se aliniază obiectivelor noastre față de clienți și ale firmei.

Impactul a fost profund:

• Retenție voluntară de 100% din noiembrie 2022
• Recrutare din top 30 firme de avocatură din Regatul Unit — o realizare majoră pentru o firmă boutique din Manchester

Combinată cu modelul nostru de muncă la distanță complet flexibil, săptămâna de lucru de patru zile a devenit un factor major de atracție și o parte esențială a strategiei noastre de creștere.

Da. Săptămâna de lucru de patru zile nu este o soluție universală pentru sănătatea mintală sau epuizare. Sondajul nostru recent privind sănătatea mintală (octombrie 2024) a arătat că, deși toți respondenții care lucrează patru zile pe săptămână au raportat o îmbunătățire a stării de bine, unii membri ai echipei se confruntă în continuare cu epuizare sau alte provocări legate de volumului de muncă și stres.

Am răspuns prin consolidarea Comitetului nostru pentru Sănătate Mintală și Bunăstare, îmbunătățirea întâlnirilor individuale și planificarea unor sesiuni de formare pentru manageri în domeniul conștientizării sănătății mintale. Echilibrul, comunicarea și așteptările realiste sunt esențiale pentru menținerea beneficiilor.

Da — cu anumite rezerve. Firmele mai mari funcționează în silozuri departamentale care ar putea adopta acest model în mod independent. Provocarea este una culturală. Obiectivele ridicate de ore facturabile și modelele de tarifare bazate pe timp intră în conflict cu mentalitatea necesară.

Pentru ca acest model să funcționeze la scară largă, firmele ar putea fi nevoite să facă tranziția către tarifarea bazată pe valoare și să adopte un stil de leadership orientat spre rezultate. Este posibil, dar necesită un angajament serios

• Începeți cu un proiect pilot într-o echipă sau într-un departament
• Măsurați totul: productivitatea, rezultatele financiare, satisfacția clienților, bunăstarea
• Construiți o cultură bazată pe încredere și autonomie
• Concentrați-vă pe rezultate și impact — nu pe timp și număr de ore
• Implicați echipa și oferiți-i puterea de a propune îmbunătățiri

Dacă oamenii, cultura și leadershipul sunt aliniate, o săptămână de lucru de patru zile poate stimula nu doar bunăstarea, ci și creșterea, inovația și profitabilitatea.